记录控制程序
1 目的
对记录进行控制和管理，提供符合一体化管理体系要求和一体化管理体系有效运行的证据，证实一体化管理活动的可追溯性。
2 适用范围
本程序适用于公司各职能部门一体化管理体系所有相关的记录。
3 职责
3．1 办公室负责管理、监督各部门的运行记录。
3．2 各部门文件管理员负责收集、整理、保管本部门的运行记录。
3．3 办公室负责统一保管公司所有超过一年的运行记录。
3．4 各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。
4 程序
4．1 各部门文件管理员负责收集、整理、保存本部门的运行记录。
4．2 记录的标识编号
记录的标识编号按《文件控制程序》执行。
4．3 记录填写
4．3．1 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填
写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。
4．3．2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的
数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4．4 记录的保存、保护
4．4．1 各部门的文件管理员必须把所有运行记录分类，依日期顺序整理好，存放于
通风，干燥的地方，所有的运行记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交办公室保存。
4．4．2 办公室编制《记录清单》，将公司所有与一体化管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编 号(版本)、保存期等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。各部门应将本部门使用的记录清单作为作业文件的附录，并汇总本部门的运行记录原始样本。
4．4．3 办公室每三个月要检查一次各部门运行记录的使用、管理情况。
4．5 记录发放、借阅和复制
4．5．1各部门填写《文件发放、回收记录》，向办公室领用所需记录空白表。
4．5．2各部门保管的运行记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由文件管理员登记备案。
4．6 记录的销毁处理
运行记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由办公室文件管理员填写《文件销毁记录》交办公室负责人审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。
4．7 记录格式
4．7．1 各部门记录表单的格式，由各部门负责组织编制，管理者代表审批，交办公室主任备案，办公室归口保存。
4．7．2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
5 相关文件
《文件控制程序》
6 记录
898995850
