高校科研管理有其独特的业务流程，简单的来说包括：申报立项、中期检查和结题验收。要做好每一阶段的科研管理工作，都不容易。课题组管理系统主要是以课题组出发，可以进一步加强与课题组相关的高校科研管理工作。
以课题组为中心，课题组管理系统可以记录好与课题组在进行科研项目相关的一切工作活动和工作流程。这样子非常适合高校“加强全过程管理，保障科研任务顺利实施。”的需求。只要课题组成员都通过课题组管理系统按照相关的管理体制和工作机制来进行日常办公并且在线记录好。这样，科研管理部门和科研项目负责人就能通过可以实时查看到科研项目的进度情况和科研项目相关资料，方便进一步加强项目研究过程的监管。
课题组管理系统的经费管理，方便科研管部门进一步加强科研项目经费管理。通过课题组管理系统，科研管理部门和科研项目负责人可以实时监控科研经费动态信息，便于尽早发现科研经费使用不当问题，尽早给出经费调整意见。课题组管理系统还会提供经费预警提醒，以防科研经费使用过度，造成经费不足。
课题组管理系统提供文件管理功能，方便科研项目进行做好项目结题和归档管理。学校要重视科研项目的资料积累与归档管理工作，按规定对各类档案资料（包括项目技术资料和管理资料等）进行整理、立卷、归档，确保科研项目资料档案的完整性、准确性和系统性。科研项目形成的各类资料要按照国家相关规定，在遵守国家相关保密制度、维护知识产权和保障委托人权益的前提下，建立公共查询机制，实现资源共享。课题组管理系统提供文档命名规范化制定功能、文档分类设置、文档权限共享功能和条件查询功能，更有利于进一步加强高校科研文档管理工作。
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