改进文风会风、提倡开短会讲短话的精神，早已经“驻进”各级机关的文件里面，部分单位也已经以实际行动开展起来，通过网络视频会议系统召开各级会议不仅节省了大量人力、财力、物力，而且节省了与会人员的大量时间。尤其是基于互联网和PC的软件视频会议系统受到各级机关单位的青睐。如何能有效地借助于政府现有的办公网络，搭建一个高效的网络通讯平台，从而能够实现机构之间各种精神的快速贯彻落实，与民众的信息沟通和传达，提高现有办公效率，成为政府部门新一代电子政务建设的任务重点。
1、机构大、人员多，需要提高沟通效率
各级机关部门由于机构庞大、人员数量较多，机构内部需要很好的沟通，尤其是各级领导决策过程中需要高质量的沟通；还存在上下级政府及与政府其他部门大量沟通协调，因此对沟通和协作的要求更加迫切。通过召开全员大会、总结会和自由讨论会 – 通过开诚布公、面对面的即时沟通，把分布于各地的员工团结到一起 。
2、新政策的上传下达
政府部门可以召开大范围内的讨论会议；可以实现工作的部署、监管、政策的传达，处所工作的汇报、总结，临时交流性会议等。
3、培训教育 – 针对最新的机关工作规程、多元化组织的责任、本职工作的国家强制性课程，对分布于各处的团队成员进行培训。
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