1. 文件的准备
企业关务在接到采购的通知需进口设备时，因在发货前与采购或发货人取得相关资料，主要包括：设备的图片和功能描述、设备的新旧等。如为旧设备，要求其提供彩色图片或正本的产品型录，并考虑其它海关或商检监管证件的办理。
关务接到相关资料后，缮制外经局设备清单审批资料和海关免表审批资料。
2.外经局设备清单审批
企业关务缮制设备清单审批资料à至外经局办理审批à审批之后，外经局将设备清单2份盖章退还关务人员，1份海关申办免表用，1份企业关务留底，后继验资核对。外经局设备清单审批资料包括：
2.1申请表：即设备增加申请（1份）。
2.2设备清单（外经局规定格式）：注明申请设备的名称、数量、金
额、新旧等（一式三份））。
注释：
2.3办理审批时正常需携带项目确认书正本及之前所审批之设备清单留底资料。
2.4苏州园区为网上审批，经录入审批后打印设备清单至海关办理免表。
2.5设备清单可整批申请或单独一批申请。
3.海关审批及免表核发
关务缮制免表海关审批资料à将相关资料递送给代理报关行à报关行至金关公司输单，打印申请表à送海关内部逐级审批后à海关前台过机à打印征免税表,报关公司领取免表à退给企业关务人员待设备进口后办理通关。海关免表审批资料：
3.1海关规定之格式文件：
《进出口货物征免税申请表》（至报关行领取正本）、《企业承诺书》、《办理减免税业务委托书》各一份
3.2企业自制文件：
《设备图片》、《设备功能用途情况说明》、《INVOICE&PACKING LIST》、形式合同各一份
3.3外经局审批之设备清单一份
注释：
3.4征免税申请表、承诺书、委托书由苏州厂关务制作, 关务作好税则归类，将对应之商编填写在申请表中，如因特殊情况无法确认，可请报关公司承办人员协助作确认。
3.5合同、Invoice&packing、设备图片（部分需提供正本的设备说明书给海关参考，需采购提供），关务根据发货人或需求单位提供之资料整理缮制。
3.6设备的功能说明：需提供详细，为设备的说明书或设备型录，如为外文需翻译成中文。
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