公司印章，特别是公章、财务章、合同专用章、项目部章等重要印章，是公司从事经营和管理过程中最常用的工具之一，上述印章的使用，可以在一定范围内直接代表公司。特别是公章和合同专用章，在大多数情况下，都可以单独代表公司或企业，一旦相关材料上出现了企业的公章，企业就必须承担相应后果。
但在现实中，有的企业意识不到位对公章管理工作并不重视，在空白纸上加盖公章、企业员工携带公章外出办事的现象非常普遍，有些企业因此曾遭受重大损失，才幡然醒悟，但为时已晚。
某外贸公司是一家从事服装出口业务的贸易型企业，在与某服装生产公司合作过程中，陆续发现有三批服装出现了质量不合格、交货延期的现象，涉及货款约70万余元。为此，外贸公司累计损失达27万余元。该外贸公司在支付了部分货款后，便拒绝支付剩余部分。
随后该服装生产公司对外贸公司提起诉讼，要求外贸公司支付拖欠货款38万元，违约金8万元，并申请法院冻结了外贸公司银行存款8万美元。
在和律师沟通过程中，外贸公司认为，双方在所有的业务中，都是通过传真形式签订的合同，但是该服装生产公司在自己违约的情况下还到法院起诉，显然不合常理。
律师到法院阅卷后发现，该服装生产公司果然提交了三份采购合同，外贸公司负责人看到这三份采购合同的复印件后，坚称从未签订过这三份合同，经过律师提醒，外贸公司负责人这才想起，原来在确定合作关系后，该服装生产公司增以服装出口时办理商检为名，从外贸公司一名业务员手中索要了近十份加盖外贸公司公章的空白纸。这三份合同很可能就是利用那些空白纸中剩下的部分打印的。
随后外贸公司通过当时的经办业务员与服装公司工作人员电话联系，提出了该公司向外贸公司索取加盖公司公章空白纸的事实，服装生产公司工作人员在电话中承认了这一事实，外贸公司业务员全程作了录音。
最终律师将外贸公司提供的三份传真合同以及银行付款凭证、报关材料、录音等证据形成证据链，提交法院，并申请对服装生产公司提交的三份采购合同进行司法鉴定。
经过法院多次组织双方调解，最终，在双方负责人和双方律师现场沟通的情况下，最后在外贸公司提交了电话录音的情况下，双方最终达成和解，外贸公司支付给服装生产公司剩余28万元货款，这一争议最终才得以平息。
外贸公司在这起案件中，之所以如此被动，就是由于对印章管理不严格，导致公司公章被利用。可以说，如果没有最后录音证据的补救，本案的结果显然会更加糟糕。尽管如此，最后外贸公司还是不得不独自承担大部分损失以了结算该案，这个教训是非常沉重的。
利用互联网技术规范印章管理，建立完善的制度办法。珠海智能印章管理系统以智能硬件+手机APP和云服务器形成。公司领导人可以通过手机APP远程遥控的方式控制印章的审批、授权使用操作。
简单说就是在每次用印的时候，用章工作人员必须通过设备提交申请，然后再由公司领导人在管理软件上查看用印的文件图像信息，如果文件不符合规定或者是与公司业务无关，便拒绝授权，设备没有接受到指令，那么就不会对文件进行盖章。
在每一次使用公章的过程中，印章管理系统还会自动对使用过程进行监控、做好记录上传服务器保存，领导人在手机APP管理后台上只需几秒时间就能调阅印章使用人、次数、时间、地点、用印文件拍照的在内所有信息，完整数据，保障责任永久追溯，彻底堵住不法分子的“小心机”。
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