企业需要向工程师们支付高薪，而这些工程师每天却将40%以上的工作时间用于进行信息收集，这无疑是一种巨大的浪费。为了查询信息和进行相互之间的信息交流，通常需要以小时计算的时间。工程图、功能图、物料清单、计算资料、标准手册、准则、专业刊物和制造商的产品门录等零零星星地分布在企业的不同角落。
一些资料以纸张的形式存放，而另一些资料则被存放在软盘、磁带或CD-R/E等存储介质上或者在计算机网络中的某一个硬盘中。这种浪费和混乱的现象，可以借助于一个基于PDM系统的多功能工作站加以解决(参见图2-9)。利用这种系统，可以通过PDM客户端进入所有的信息源。于是，产品开发入员、设计人员和工艺过程规划人员可以从例行和琐碎的作业中解脱出来，将自己的精力集中在更重要的核心任务上。
除了简化信息采集的方式以外，改善信息流的流动情况是应用PDM系统的第二个重点课题。用面向产品开发过程的形式将相互间有紧密联系的专业人员组织起来，可以大大加快整个产品开发过程。PDM系统的过程管理模块对各个独立开展工作的项目组的活动进行控制。各种工作步骤，如产品规划、产品开发、试验、详细设计、工艺装备设计和工艺过程规划等，传统的情况下是采用串行方式进行的，现在可以部分地进行并行处理(参见图2-10 )。
由于采取了并行工程的方法，员工之间的合作要比串行工作方式紧密得多。项目组中的所有员仁都对最终的工作结果负责，所以大家都能克服头脑中固有的部门主义思想，主动地、负责任地进行跨专业的分析和讨论。设计中的缺陷和错误可以在较早的阶段就被发现，从而避免了费钱费时的更改工作，并明显减少了反复的次数。对于所有的参与者来说，开发过程的每一个阶段都是透明的。每一位员工都通过电子邮件方式接受经过协调的工作任务，并利用过程控制系统访问必要的工作文档。此时，需要较长的传递和存放时间、基于纸张的单据和表格已是多余之物。
此外，借助于PDM系统的工作流管理模块、还可以将顾客和供应商的专业人员也吸收到项日组中共同开展工作;利用Extranet和网络式的PDM系统，可以组织动态企业联盟;按照项目规划，可以对内部和外部的活动并行地加以处理。通过这些力一式，可以从已建立的产品数据中挖掘出更大的潜力。
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