瑞祥教您如何处理会议接待意外事件_会议接待

        会议接待过程千头万绪，方方面面的事情很多，参会的人员较多，组织者要对会议接待过程进行控制，需要制定意外事件处理预案以应对会议接待过程中的突发事件、紧急事件。意外事件易发生在哪些地方呢?怎么有针对性地制定意外事件处理预案呢?
        会议前详细的筹备，可使意外事件的出现降低到最小程度，紧急事件、意外事件还是有可能会发生，以下是最有可能出现问题：
人员
        会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席，他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议，或者因为交通问题，而无法准时到达会议现场。
        处理预案：1、为每个重要角色准备后备人选;2、会议前与他们联系，以确保无缺席情况出现，安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化;3、及时调整会议日程，例如增加提问时间，以应对某个发言人的缺席。  　
音像辅助设备
        音像辅助设备也较易出现问题，如投影仪的灯泡突然不亮;电源不足;音响系统故障，等等。
        处理预案：在会议筹备时，一定要了解会议的音像辅助设备的状况，保障设备能够运转，确保能及时找到设备维护的人员或服务商，必要的情况下，要准备备选设备。组织者在参会时，要携带一些必要的备用品，如：白板、白板笔、胶片，等。
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