档案管理数字化要把握的环节

　　我国的档案管理数字化建设刚刚发展，其中有需要改善的环节，也有需要注意避免的问题。

　　（一）避免资源的浪费

　　电子文件与纸质文件的双重保管容易造成资源的浪费，有些档案已经形成了广泛传播的电子文件，就没有必要转化成纸质文档再保存一次。因此，除了对已有珍贵档案进行数字化再传播和保存外，后续档案的管理就要注意避免资源浪费的问题。

　　（二）提高数字化档案利用率

　　数字化档案具有非常方便快捷的优势，这是纸质档案无法比拟的。其传播快捷、查阅快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高数字化档案的利用率，使之充分发挥作用。但现实往往不尽如人意，人们对于浩瀚的网络资源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高数字化档案的利用率，首先应该建立起档案电子化的系统工程，做好系统的总体设计，配套设备选型，档案管理软件的开发和采用，档案整理和录入，备份和安全措施也要做好。面对大量的查询和共享，档案管理系统的设备首先要选用双服务器的设备，并进行双备份，同时设置查询系统，为资源共享提供方便。

　　（三）提高一下档案管理人员队伍水平

　　档案管理要转变为数字化管理，档案管理工作也由原来的劳动密集型工作转变为知识技能型工作。这就要求档案管理人员的知识技能水平也要有相应的提高，这一方面包括档案整理者的宏观分析能力，准确识别有效档案进行归档；另一方面，根据众多使用者的要求提供准确的档案。这都要求档案管理者具有一定的知识技能水平，需要高素质技能的信息化人才。因此，管理部门要加强档案管理人员这方面的培训，提高电子文件管理意识，加快工作转型，提高了档案管理水平。

　　四、档案管理数字化中对电子档案的管理

　　（一）电子档案的鉴定

　　在归档管理前，首先要对档案进行鉴定。鉴别档案的价值以确定管理期限，对无保存价值的电子文件进行删除和销毁。对电子档案的有效鉴别是保证档案管理工作准确、完整、系统的前提。

　　（二）电子档案的著录归档

　　对电子文件的著录包括。对归档前文件著录和归档后文件著录，归档前著录的文件有文件级与案卷级，归档后只需对案卷级文件进行著录。档案管理部门可以将需要的著录项目编成表格发放给档案形成单位，实现双方的衔接。

　　（三）电子档案的维护

　　电子信息要经常备份防止丢失。特定专人，对加密文件进行解密后备份，定期进行病毒检测和查消，制定严格的管理制度，明确各职能人员权限。

　　卷宗扫描仪为我们带来了哪些便利

　　现在一说起案卷卷宗扫描仪，相比很多人都像我刚开始的时候一样，把这种东西当成了我们平时在打印店里面看到了那种东西，其实，那也是扫描仪，但是那种扫描仪是不能够跟我们接下来要说到了这种扫描仪相比的。为什么要这样说呢?这种说法并不是空穴来风，下面带大家来看看案卷扫描仪给我们的生活带来了哪些便利?

　　1、fa院有了扫描仪，将各大卷宗上传到网络，避免了文件的遗失造成的损失，还可以提高办事效率。

　　2、律师们通过直接浏览扫描仪上传的资料，这种阅卷的多样化也为律师的工作提供了便利，增强了工作的透明度。

　　3、还有一些行业也因为扫描仪的存在得到前所未有的改变，比如教育行业，我们都知道的高考阅卷，如果没有案卷扫描仪的帮助，老师们的改卷速度也没有那么快，我们在获取成绩的时候也会经历更加漫长的等待。

　　4、操作简单可避免卷宗泄密，案卷非接触式扫描系统可以轻松帮助办案人员实现封条保密卷宗的数字化采集工作，可以有效制止将案卷扫描工作交与外包人员而造成的卷宗泄密问题，保证了封条卷宗的保密性和独立性。同时在律师阅卷工作中，律师需要某一章节直接扫描特定章节即可，避免了全部卷宗借出查阅的可能性。案卷非接触式扫描系统避免了拆装扫描老旧案卷时，霉菌粉尘的扬尘对操作人员呼吸道的损害。案卷非接触式扫描系统使用零热零紫外零辐射光源，避免了传统扫描仪的光线辐射污染对操作人员的损害。

　　案卷扫描仪成为绿色环保的突出标志。将信息记录在计算机里面是人类造纸技术出现以来大的创举，在这个强调绿色环保的今天，我们使用的纸张都是一种不可再生的资源，而使用电子阅读就为纸张的使用减少了很多，案卷扫描仪的确是为绿色环保做出了突出的贡献。

　　扫描仪的扫描速度

　　扫描速度是扫描仪的一个重要指标，一般所谓的扫描速度是指扫描仪从预览开始到图像扫描完成后，光头移动的时间。但这段时间并不足以准确地衡量扫描的速度，有的时候，把扫描图像送到word文档中所花费的时间，往往比单纯的扫描过程还要长。而作业任务从打开扫描仪完成预热，到把从原稿放置在扫描平台上开始，到最终完成图像处理的整个过程都计算在内，更quan面地体现了扫描仪的速度性能。

　　扫描速度可分为预扫速度和扫描速度。对于这两个速度，我们应该倾向于注重预扫速度而不是实际的扫描速度。这是因为，扫描仪受接口(目前绝大多数扫描仪为USB接口)带宽的影响，通常速度差别并不是很大。而扫描仪在开始扫描稿件时必须通过预扫的步骤确定稿件在扫描平台上的位置，因此预扫速度反而是很影响实际扫描效率的。因此在选择扫描仪时，应尽量选择预扫速度快的产品。

　　扫描速度的表示方式

　　扫描速度的表示方式一般有两种：一种用扫描标准A4幅面所用的时间来表示，另一种使用扫描仪完成一行扫描的时间来表示。

　　扫描的过程

　　扫描的过程一般是这样的，当透镜把光线投射在CCD元件上后，CCD就输出模拟信号，然后经过A/D转换形成RGB三路独立的数字信号，并把这三种信号转换成Twain接口标准。要注意的是，最后转换时需要一个很长计算过程，该过程是制约扫描速度的瓶颈，对该步骤采取不同的处理方法会产生不同的扫描速度。