长沙专业活动策划公司教您如何选择活动场地_活动策划公司

专业活动策划公司天泽传媒的小编在这里来简单说一下。
一、需求信息
作为活动组织者，我们需要尽量多的收集到基本信息。主要包括活动性质、时间、地域范围、规模人数、

预算、特殊要求。
二、候选场地
根据活动的信息去寻找满足需求的场地。可以通过场地分类网站、地图等方式搜索，或者通过策划公司建

议。把找到的场地信息汇总，并分为自己意向比较强烈主选和意向一般的备选两大类。
三、档期查询
下面就是依次向场地方电话沟通，首先是求证信息的准确性。场地大小，场地所具有的基础设备，场地使

用费用，档期有没有等。如果场地方表明已有人预定场地，也不要马上排除，询问场地方其他客户是否付

定金。如果预定场地方未付定金，还是有机会可以使用该场地。
四、实地考察
通过电话一轮的咨询，进一步聚焦了候选场地，一般在2～3家。接下来就可以和场地的销售经理预约看场

地了，建议集中一天把候选场地都考察一遍。
实地考察场地，考察哪些内容：
1）场地环境
场地的环境，对营造一个想要的氛围十分的重要。首先看到的一定是场地的外部环境，交通，文化氛围是

否符合活动要求，需要有一个大体的评估。
走进场地，第一印象很重要，场地的格调、陈设是否陈旧，卫生条件如何，周围是否有噪声干扰，都是考

察时需要注意到的问题。
接着是活动最主要的主会场，场地大小是否符合人数要求，层高有多高，是否影响活动的舞台、灯光设置

。场地内是否有柱子，如果有柱子，是否会阻碍观众视线等。和主会场相关的VIP室、化妆间的设置、客

房甚至是卫生间都要依次考察，特别是贵宾可能入住的房间环境都要实地体验，以便分辨场地是否合乎要

求。向酒店索要一张平面图，以便后期规划。
2）场地设备
考察场地时，注意询问场地设备，如果活动需要使用酒店设备，如酒店自带舞台灯光，麦克风，音响，投

影，LED大屏幕等设备，都要依次打开试听。如需使用酒店舞台，需要了解酒店提供的舞台多大多高，舞

台摆放位置，红毯、踏步是否有提供等。
3）场地服务
场地销售及场地服务人员是否专业，若在酒店使用会场举办活动或宴请，是否提供免费停车等附加服务。
4）场地餐饮
是否提供餐饮服务（有些酒店只提供住宿，不提供餐饮）不同餐标的菜单是什么样的菜品，有什么口味特

色等。
5）场地安保
消防设备的位置，安全通道在什么位置，是否畅通。场地安全用电在多少功率之内。
6）场地报价
在关于场地的价格方面，我们要详细了解餐饮菜单价格，是否可以自带酒水，如果可以自带，酒水是否有

加收开瓶费；场地租赁费，设备租赁费，若活动举办，最早可以何时进场搭建，是否有进场费等
五、对比决策
将考察过后的各场地优劣势进行对比，选择出最优场地
六、签署合同
最后，与酒店签署合同。
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